In der Volksschule des Kantons Thurgau ist es gesetzlich vorgeschrieben, einmal pro Jahr ein sogenanntes Standortgespräch mit den Eltern (Erziehungsberechtigten) der zu unterrichtenden Schülerinnen und Schüler durchzuführen (siehe Standortgespräch, S. 3). Bei diesem Gespräch steht die Förderung der Lernenden im Vordergrund. Das Gespräch findet ausserhalb der im Stundenplan festgehaltenen Unterrichtszeiten statt und wird in Absprache mit den Erziehungsberechtigten durch die Klassenlehrperson organisiert.
Da es für die Organisation selbst kein Standardwerkzeug gib, wird diese auf unterschiedlichste Weise durchgeführt. Traditionell werden dazu Formulare mit möglichen Gesprächsterminen nach Hause mitgegeben, mit der Bitte doch möglichst viele passende Termine anzukreuzen. Anschliessend werden die so gesammelten Antworten dann von der Lehrperson ausgewertet und die entsprechenden Termine zugewiesen.
Da es sich bei der Organisation der Gespräche um eine administrative Nebentätigkeit handelt, die – im Gegensatz zu den Gesprächen selbst – nicht zum Kerngeschäft einer Lehrperson gehört, sollte diese möglichst effizient organisiert werden. Dabei kann eine Standard-Moodleinstallation helfen.
Erhebung der Daten
Die Erhebung der Daten kann mit dem Standardwerkzeug „Abstimmung“ (Choice) erfolgen. Dieses erlaubt es den Lernenden (zusammen mit ihren Eltern) eine Auswahl aus bestehenden Möglichkeiten zu treffen.
Beim Einrichten der Aktivität empfehlen sich folgende Einstellungen:
- Die Auswahldaten müssen im folgenden Format eingetragen werden:
WOCHENTAG, DD.MM. – HH:MM (siehe oben). - Der Anzeigemodus sollte auf „Vertikal anzeigen“ gesetzt werden, damit die einzelnen Daten untereinander aufgelistet werden.
- Die Änderung von Auswahlen wird erlaubt. Damit können Erziehungsberechtigte ihre Wahl bis zum Abgabedatum noch anpassen.
- Die Anzahl der Auswahlen sollte nicht beschränkt werden. Damit erlaubt man eine möglichst grosse Flexibilität bei der Zuordnung der definitiven Gesprächstermine.
- Die Verfügbarkeit sollte eingeschränkt werden. Damit erscheint die Aktivität im Kalender von Moodle.
- Teilnehmende ohne Antwort sollten angezeigt werden. Diese werden dann in einer eigenen Spalte aufgeführt. Damit ist schnell sichtbar, wer noch nicht geantwortet hat.
- Die Ergebnisse sollten nicht veröffentlicht werden.
Sobald die Teilnehmenden die Abstimmung ausgefüllt haben, stehen die Ergebnisse direkt in der Abstimmung selbst zu Verfügung. Diese können aber auch in den Formaten „Opendocument“, „Excel“ oder als Text heruntergeladen werden. 
Die Namen der Teilnehmenden wurden aus der Antwortansicht entfernt. Je nach vorhandener Software kann man nun die Datei in LibreOffice Calc, Excel oder anderen öffnen und als CSV-Datei (UTF-8 Option wählen) exportieren.
Aufbereitung der Daten
Für die weitere Verarbeitung der Daten verwendet man die CSV-Datei in Verbindung mit einer KI-generierten Webseite: schedule.html.
Um diese Funktionen des Talk Schedulers auszuprobieren, kann die folgende Demo-Datei verwendet werden: Testdata_Standortgespräche.csv.
Lädt man die passende Datei in den Talk Scheduler hoch, erhält man folgende Ansicht, bei der man durch Anklicken der entsprechenden Schaltflächen, die Zuweisungen vornehmen kann.
Der Scheduler unterstützt die Zuordnungen mit folgenden Informationen und grafischen Rückmeldungen:
- Die Daten sind nach Tag und Uhrzeit spaltenweise angeordnet.
- Bei allen Personen wird angezeigt, wie viele Termine diese angekreuzt haben. Wurde nur ein Termin angekreuzt, sind diese Personen rötlich hinterlegt.
- Zugeordnete Personen werden an allen anderen Daten ausgegraut.
- Vergebene Termine werden mit einem grünlichen Hintergrund markiert.
- Oberhalb der Zuordnung wird eine Liste derjenigen Personen angezeigt, die noch nicht zugeordnet wurden.
Sind alle Personen zugeordnet, kann man diese Zuordnungen als CSV-exportieren und entweder direkt als Tabelle auf einer Webseite veröffentlichen oder daraus einen Serienbrief generieren.
Weshalb keine automatische Zuordnung?
Auf eine automatische Zuordnung der Gesprächstermine wurde bewusst verzichtet, da die Gesprächstermine durch die Lehrperson bewusst erfolgen soll. Dabei sind folgende Punkte wichtig:
- Bei einigen Schülerinnen und Schüler drängt die Zeit. Diesen kann dann möglichst schnell ein entsprechender Termin zugeordnet werden.
- Einige Gespräche sind anspruchsvoller als andere. Für diese Fälle können die Gespräche an einen Randtermin gelegt, ein Termin freigelassen oder weniger Termine auf einen Tag gelegt werden.
- Bei Lehrpersonen, die noch vor Ort wohnen, ist es eventuell ein Bedürfnis, die Termine an möglichst wenigen Tagen möglichst kompakt zu halten.
Zeitersparnis
Das Erheben der möglichen Gesprächsdaten via Moodle hat sich seit vielen Jahren bewährt und ist wesentlich übersichtlicher und funktioniert besser als die Arbeit mit Papierformularen.
Die Zuordnung wurde bisher manuell mit einem Raster in einer Exceltabelle durchgeführt. Dies funktionierte zwar grundsätzlich gut, war aber aufwändig, weil die Daten mehrfach manuell nachbearbeitet werden mussten.
Mit dem „Talk Scheduler“ entfällt die manuelle Bearbeitung der Daten weitgehend. Die Zuordnung kann schneller und gezielter vorgenommen werden und die Kontrolle der zu erfüllenden Bedingungen ist einfacher möglich. Die Exportmöglichkeit der zugeordneten Termine führt ebenfalls zu einer Zeitersparnis.
Sobald die Daten vorhanden sind, kann der ganze Prozess stressfrei und mit geringer kognitiver Belastung innerhalb von weniger als einer halben Stunde durchgeführt werden. Dabei nicht eingerechnet ist die Erzeugung eines allfälligen Serienbriefs mit einer Textverarbeitung.
Programmieraufwand
Der beschriebene Arbeitsablauf funktioniert und spart Zeit. Aber wurde diese Zeit nicht durch die Programmierung des „Talk Schedulers“ wieder aufgefressen?
Die Programmierung erfolgte mit Claude-Sonnet-4 mit einem längeren Anfangsprompt und anschliessenden 7 kurzen Korrekturprompts für die Feineinstellungen und die Fehlerbehebung durchgeführt. wobei das Erproben der Prototypen mehr Zeit einnahm als die Generierung des Programmcodes. Insgesamt dürfte sich der Zeitaufwand auf etwa 2 Stunden beschränkt haben, was im Rahmen des bisherigen Arbeitsaufwands mit der traditionellen Zuordnung liegt.
Fazit
Für eine einmalige Anwendung lohnt sich ein solches Vorgehen nicht, aber da die Aufgabe jährlich wiederkehrend stattfindet, dürfte sich der Aufwand bereits im kommenden Jahr rechnen. Und für Kolleginnen und Kollegen, die den Arbeitsablauf übernehmen können, entfällt der Aufwand für die Programmierung.